Dernière date de mise à jour : [8 novembre 2023]

Les Habitations Trianon inc. et ses membres (ci-après « Habitations Trianon » ou « nous ») reconnaissent l’importance de la protection de vos renseignements personnels et c’est pourquoi nous faisons preuve de transparence avec vous.

La présente politique a été préparée dans le but d’affirmer et de faire état de notre engagement à protéger l’exactitude et la sécurité de vos renseignements personnels, ainsi que de vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation, la communication, le traitement et la divulgation des renseignements personnels que vous fournissez à Habitations Trianon, le tout conformément aux lois en vigueur.

En utilisant notre site Internet « habitationtrianon.ca », vous acceptez que vos renseignements personnels puissent être recueillis, utilisés, conservés ou traités dans le respect des conditions et des mesures de sécurité décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente politique, vous ne devez pas visiter, utiliser ou accéder à notre site Internet.

1. RESPONSABILITÉ

Habitations Trianon reconnaît être responsable des renseignements personnels sous notre gestion et c’est pourquoi nous avons créé la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après « RPRP ») au sein de notre entreprise.

À cette fin, le RPRP doit s’assurer que Habitations Trianon réponde à la présente politique et aux lois applicables. Le RPRP est également responsable des procédures administratives pertinentes pour protéger les renseignements personnels de ses clients, de la réception des plaintes et de leur suivi dans les meilleurs délais.

Si vous avez des questions concernant la présente politique, si vous désirez discuter avec la personne désignée ou si vous souhaitez accéder ou rectifier les renseignements personnels vous concernant, nous vous invitons à communiquer avec le RPRP aux coordonnées suivantes :

Coordonnées :

Nom : Valérie Lesage, responsable de la protection des renseignements personnels

Numéro de téléphone : 450-302-3212

Adresse courriel : valerie@habitationstrianon.ca

2. DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

En vertu des lois en vigueur, vous détenez des droits d’accès de rectification de vos renseignements personnels.

Sachez que vous pouvez, en tout temps, contacter le RPRP Valérie Lesage dans le but d’accéder à une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des lois en vigueur.

Sur demande, vous pouvez être informé des renseignements personnels recueillis auprès de vous, des catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements chez Habitations Trianon et de la durée de conservation de ces renseignements.

Vous pouvez, en outre, demander de rectifier ou de mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans la mesure où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques selon la même procédure.

Le RPRP répondra à vos demandes avec diligence dans un délai de 30 jours de leur réception.

Nous ne considérerons que les demandes d’accès et de rectification faites par écrit par une personne justifiant son identité à titre de personne concernée. Habitations Trianon se réserve le droit de refuser vos demandes ou de demander des précisions, le tout conformément aux lois applicables en matière de renseignements personnels.

L’accès aux renseignements personnels est gratuit. Cependant, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels selon l’ampleur de votre demande.

3. PROCÉDURE DE PLAINTES À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Dans l’éventualité où vous auriez une plainte à formuler à l’encontre de nos méthodes, de nos pratiques ou quant au non-respect de l’application de la présente politique, vous pouvez l’adresser au RPRP Valérie Lesage, par écrit, à l’adresse suivante : valerie@habitationstrianon.ca

Le RPRP s’assurera de traiter votre plainte dans les meilleurs délais et d’apporter les correctifs nécessaires dans le cas où votre plainte serait acceptée.

Si vous êtes insatisfait avec le traitement de votre plainte, vous pouvez vous adresser directement à la Commission d’accès à l’information du Québec.

4. DÉTERMINATION DES MOYENS ET DES FINS DE COLLECTE, D’UTILISATION ET DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 L’objectif de la gestion de vos renseignements personnels est de vous offrir la meilleure expérience possible au sein de Habitations Trianon.

Les renseignements personnels sont recueillis, par Habitations Trianon, selon les moyens suivants :

- Lors de la transmission volontaire de renseignements personnels à un employé ou un représentant de Habitations Trianon, directement ou par le biais d’un formulaire en version papier ou en version électronique ;

- Lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou d’identification sur notre site Internet ;

- Par nos équipements de surveillance ou un membre de notre équipe lors d’une visite à nos bureaux ;

- Lors de votre participation à des événements de Habitations Trianon.

Il est possible que Habitations Trianon vous joigne directement par le biais de divers moyens de communication, tels que par la poste, par téléphone ou par courriel, et ce, pour les fins décrites dans la présente politique.

Les renseignements personnels sont recueillis par Habitations Trianon aux fins suivantes :

- Développer et entretenir des relations commerciales avec vous, en évaluer leur état et administrer les services vous étant offerts ;

- Ouvrir un compte client à votre nom et maintenir à jour vos coordonnées ;

- Améliorer nos produits et nos services dans le but d’offrir une expérience client distinctive ;

- Dans le cadre de votre utilisation ou consultation de notre site Internet, sauvegarder vos préférences et/ou émettre des notifications pour vous tenir informé ;

- Répondre à vos questions concernant votre dossier avec nous ou vos états de compte et factures;

- Dans le but d’émettre des factures, traiter les paiements dans votre dossier et dans le cadre de l’administration générale de votre dossier au sein de Habitations Trianon ;

- Répondre aux exigences de la loi en matière de protection des renseignements personnels ;

- Développer et promouvoir nos services ;

- Communiquer, par tout moyen de communication, nos publications ou nos invitations visant à vous transmettre des informations pertinentes ou à vous tenir informé de nos activités ;

- À des fins de recrutement au sein de Habitations Trianon ;

- Assurer la gestion et la comptabilité de Habitations Trianon ;

- Dans un but de gestion des systèmes d’administration et des bases de données ;

- Lors de votre interaction avec nos réseaux sociaux, notamment par le biais de commentaires, afin de vérifier l’engagement de nos clients actuels ou potentiels ;

- Dans le but de veiller à la protection de biens qui sont sous notre responsabilité ;

- Afin d’effectuer des suivis périodiques auprès de vous pour vérifier votre satisfaction à l’égard de nos services ;

- À des fins de promotion et de développement des outils de Habitations Trianon, en générant des données statistiques dépersonnalisées se basant sur les renseignements personnels de nos clients ;

- Pour répondre à des demandes de renseignement sur notre site Internet ;

- Pour des fins d’évaluation de performance, de supervision, d’exploitation et de maintien de notre site Internet ;

- Pour permettre l’identification des lois auxquelles sont soumis les utilisateurs de notre site Internet ;

- Dans un but de détection et de prévention des menaces, des spams, des fraudes, des incidents de sécurité ou de toute autre activité pouvant causer un préjudice ;

- À des fins de gestion du risque ;

- À des fins de gestion et d’administration de vos biens, de vos services ou de vos produits ;

- Obtenir votre opinion sur nos produits ou nos services ;

- Évaluer votre admissibilité à nos produits ou à nos services ;

- Pour toutes les autres raisons permises ou requises par la loi ou nos activités ;

Habitations Trianon ne communique pas ou n’utilise pas les renseignements personnels pour d’autres fins que celles énumérées, sauf dans les cas requis et permis par la loi ou avec votre consentement.

Lorsque la fin à laquelle un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé est accomplie, nous détruisons ou l’anonymisons pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par les lois applicables.

5. CONSENTEMENT

D’emblée, Habitations Trianon détermine, avant la collecte, les fins du recueil des renseignements personnels. Vos renseignements personnels seront utilisés conformément au consentement que vous nous donnez.

Dans la mesure où Habitations Trianon veut procéder l’utilisation, la collecte ou à la communication de renseignements pour d’autres fins que celles prévues, Habitations Trianon s’engage à obtenir votre consentement préalable, sauf dans les cas exclus par les lois en vigueur. Habitations Trianon s’engage à limiter la collection de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire seulement pour les fins identifiées.

Un renseignement personnel peut être utilisé dans un autre but, sans le consentement de la personne concernée, dans les cas suivants :

- Pour son utilisation à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueillis ;

- Pour son utilisation manifeste au bénéfice de la personne concernée ;

- Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche, de production statistique et qu’il est dépersonnalisé ;

Habitations Trianon devra requérir votre consentement, par écrit, en cas de nécessité de collecter et d’utiliser un renseignement personnel sensible vous concernant. Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, comme un renseignement médical, biométrique ou autrement intime.

Habitations Trianon n’utilise pas sciemment les renseignements personnels des citoyens âgés de 14 ans et moins. En vertu des lois en vigueur, le consentement exprès des parents ou du tuteur est requis pour que nous puissions collecter ou utiliser leurs renseignements personnels. Vous pouvez contacter le RPRP pour demander de supprimer les renseignements personnels de toute personne de 14 ans et moins qui auraient été transmis sans votre consentement. Pour ce faire, vous devez contacter Valérie Lesage, RPRP, à l’adresse suivante : valerie@habitationstrianon.ca.

Sachez que vous pouvez retirer, en tout temps, votre consentement à l’utilisation, la communication et la divulgation de vos renseignements personnels. Conséquemment, il sera possible que ce retrait limite ou modifie votre accès, de même que votre utilisation de notre site Internet. Pour ce faire, vous devez contacter Valérie Lesage, RPRP, à l’adresse suivante : valerie@habitationstrianon.ca.

6. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Habitations Trianon utilise principalement les renseignements personnels pour des fins internes. Or, il est possible que Habitations Trianon partage des renseignements personnels avec ses fournisseurs de services, ses partenaires ou à toute personne qui traite les données conformément aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Dans de tels cas, nous ne fournissons uniquement que les renseignements personnels qui peuvent être nécessaires dans la réalisation de leur contrat de service ou de leur mandat. En tout temps, les tiers sont tenus de respecter les principes prévus dans la présente politique. Ainsi, ils doivent utiliser les renseignements personnels dans les limites du contrat de service ou du mandat donné par Habitations Trianon. En cas de violation à la confidentialité des renseignements personnels communiqués, les tiers devront aviser le RPRP sans délai.

Habitations Trianon peut également communiquer confidentiellement des renseignements personnels à une société en lien avec les obligations professionnelles et l’exercice de cette profession.

De plus, il est possible que Habitations Trianon transmette des renseignements personnels pour répondre aux demandes des autorités gouvernementales et publiques, à des fins judiciaires ou d’enquête, lorsque requis par ordre des tribunaux, en matière de recouvrement de créances, dans le cadre d’une transaction commerciale, en cas d’urgence ou en toute autre circonstance nécessaire ou prévue par la loi.

Dans l’éventualité où l’une des entités ci-énumérées se trouve à l’extérieur de la province du Québec, Habitations Trianon s’engage à effectuer une évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée avant de lui communiquer des renseignements personnels. La communication ne sera effectuée que dans les cas où l’entité démontre que le renseignement transmis bénéficierait du même niveau de protection que celui prévu par les lois et règlements québécois sur les renseignements personnels. Il en est de même si l’entité a la tâche de recueillir, de communiquer ou de conserver des renseignements personnels pour son compte.

7. MESURES MISES EN PLACE EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité est : tout accès, utilisation, communication, perte ou toute autre atteinte d’un renseignement personnel contrevenant à la Loi sur les renseignements personnels.

Soyez sans crainte que nous prenons toutes les mesures raisonnables pour diminuer les risques que des incidents ne se produisent et qu’un préjudice vous soit causé. Nos paramètres de sécurité par défaut assurent le plus haut niveau de confidentialité.

Bien que nous prenions toutes les mesures de protection nécessaires, en cas d’incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels, vous serez avisé dès lors que cet incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le tout dans le respect et les limites des lois applicables.

L’évaluation du risque de préjudice est basée sur des facteurs, tels que la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Tous les incidents de confidentialité sont colligés dans un registre des incidents tenu par Habitations Trianon.

8. MISE À JOUR

Habitations Trianon se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente politique, le tout dans le respect des lois applicables.

Habitations Trianon s’engage à vous tenir informé de toute mise à jour apportée à la présente politique en vous indiquant la dernière date de mise à jour au haut de la présente politique.

Habitations Trianon vous incite à consulter la présente politique périodiquement pour être informé de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels.

Le cas échéant, votre utilisation du site Internet de Habitations Trianon, après une modification de la présente politique, indique que vous acceptez d’être soumis aux changements apportés.